Pentru angajații și partenerii de afaceri ai companiilor private, Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor de integritate în interes public reglementează pentru prima dată în România un cadru general privind posibilitatea raportării sau dezvăluirii de informații privind încălcări ale legii, în condiții de confidențialitate și cu garanții legislative de protecție a avertizorilor.

Având în vedere implicațiile avertismentelor de integritate, atât pentru avertizori, cât și pentru societățile la care aceștia se referă, am dorit să rezumăm mai jos principalele aspecte care trebuie luate în considerare de către avertizori înainte și după înregistrarea unui avertisment de integritate:

Pasul 1: Ce sunt avertismentele de integritate?

Dacă ați luat cunoștință de încălcări actuale sau potențiale ale legii cu privire la o societate privată (cum ar fi angajatorul dumneavoastră sau un partener contractual) prin intermediul activității dumneavoastră profesionale, în primul rând: verificați toate informațiile pe care le aveți la dispoziție. Aceste informații ar trebui să indice suspiciunea rezonabilă a unei potențiale încălcări și, în mod ideal, ar trebui să fie susținute de dovezi documentare (simplele zvonuri sau suspiciuni personale, nesusținute de dovezi, nu sunt protejate). Încercați să vă puneți în poziția persoanei responsabile cu gestionarea rapoartelor de denunțare în cadrul companiei pentru care lucrați sau cu care colaborați și furnizați în prealabil toate informațiile și documentele care îi vor permite acestei persoane să facă o analiză completă și rapidă. Nu în ultimul rând, rețineți că majoritatea întreprinderilor private pun la dispoziția angajaților și colaboratorilor informații clare și accesibile cu privire la domeniul de aplicare al Legii 361/2022 privind protecția avertizorilor de integritate în interes public, astfel încât să puteți determina mai ușor ce informații pot fi raportate sau divulgate pentru a beneficia de protecția oferită de lege.

În acest fel, vă puteți asigura că tratarea unui raport de denunțare se va face într-un mod eficient și fără pierderi inutile de timp.

Etapa 2: Decizia de a transmite un avertisment de integritate

După ce ați evaluat informațiile de care dispuneți și ați confirmat că acestea intră sub incidența Legii 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, trebuie să decideți dacă doriți sau nu să faceți un raport sau o dezvăluire publică. Prezentarea unui raport de denunțare este o posibilitate și nu o obligație, astfel încât fiecare angajat sau parte terță poate decide de la caz la caz dacă este oportună sau nu prezentarea unui astfel de raport.

Atunci când este posibil, este recomandabil să se opteze pentru raportarea internă, deoarece aceasta este cea mai rapidă și mai eficientă modalitate de a aborda un potențial avertisment de integritate. De regulă, societățile private sunt cel mai bine plasate pentru a colecta informații și detalii privind o posibilă încălcare a legii în ceea ce privește activitatea lor. Ca regulă generală, nu toate informațiile care par să se refere la posibile încălcări ale legii sunt de fapt relevante pentru o astfel de încălcare a legii - se întâmplă adesea ca lipsa altor informații relevante să conducă la o imagine înșelătoare a anumitor operațiuni din cadrul unei societăți, chiar și atunci când informațiile existente par foarte lămuritoare. Această abordare maximizează atât protecția acordată denunțătorilor, cât și posibilitatea ca eventualele încălcări ale legii să poată fi soluționate și tratate cât mai rapid și eficient posibil.

Etapa 3: Identificarea canalului intern de raportare

În măsura în care societatea în care sunteți angajat sau cu care colaborați a implementat mai multe canale interne de raportare, puteți opta pentru cel care este considerat cel mai accesibil sau convenabil pentru dumneavoastră. Informați-vă în mod corespunzător cu privire la canalele de raportare puse la dispoziție și evitați să înregistrați un avertisment de integritate prin alte mijloace, cum ar fi adresele de e-mail care nu sunt indicate ca fiind canale de raportare ale societății. De asemenea, rețineți că toate avertismentele de integritate, indiferent de modul în care au fost înregistrate (prin intermediul canalelor interne de raportare sau nu), vor fi trimise aceleiași persoane în vederea soluționării - însă prin alegerea unui canal oficial de raportare, economisiți timp prețios.

Nu în ultimul rând, rețineți că platformele digitale de raportare, în măsura în care acestea sunt disponibile, asigură o comunicare mult mai eficientă și mai rapidă între avertizor și persoana responsabilă cu tratarea avertismentelor.

Pasul 4: Avertizare anonimă sau nu?

Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor de integritate în interes public permite atât denunțarea nominală, cât și anonimă, astfel încât este alegerea fiecărui avertizor să își indice sau nu numele atunci când înregistrează un avertisment de integritate.

Cu toate acestea, trebuie să fiți conștienți de faptul că avertismentele anonime pot fi mai dificil de rezolvat, având în vedere dificultățile de comunicare și de solicitare de clarificări suplimentare de la o persoană pe care nu o cunoașteți și pe care adesea nu o puteți contacta.

Avertizările anonime pot, de asemenea, să îngreuneze protecția avertizorilor, deoarece această protecție este reglementată de Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public. De exemplu, companiile private trebuie să ia măsuri specifice pentru a proteja avertizorii, inclusiv măsuri împotriva actelor de hărțuire sau intimidare care pot apărea. Protejarea unei persoane pe care nu o cunoașteți se poate dovedi adesea o sarcină aproape imposibilă, în ciuda faptului că, cel puțin la prima vedere, anonimatul în sine pare o formă de protecție.

Pasul 5: Ce se întâmplă după înregistrarea unui avertisment?

După trimiterea unui avertisment, trebuie mai întâi să vă asigurați că acesta a fost primit și înregistrat - dacă optați pentru utilizarea unui canal digital de raportare, este posibil să primiți imediat o confirmare de primire.

De asemenea, trebuie să știți că persoana responsabilă de gestionarea avertismentelor vă va informa cu privire la stadiul acțiunii întreprinse în termen de maximum 3 luni.

Pentru avertismentele anonime, unele platforme digitale vă permit să verificați automat starea avertismentului utilizând o căsuță poștală virtuală.

Ar trebui să fiți conștienți de posibilitatea unor solicitări ulterioare de informații sau documente suplimentare - în măsura în care sunteți în posesia unor astfel de informații sau documente, recomandarea este întotdeauna să le puneți la dispoziție pentru o soluționare eficientă și rapidă a raportului dumneavoastră.