Odată cu intrarea în vigoare a Legii 361/2022 privind protecția avertizorilor de integritate în interes public, companiile private au fost preocupate de identificarea și punerea în aplicare a unor canale interne de raportare care să asigure conformitatea cu dispozițiile legale și să răspundă nevoilor specifice ale companiei. Știm că un sistem eficient de denunțare a neregulilor începe cu găsirea acestor canale de raportare adecvate, însă provocările nu se opresc aici. Trebuie acordată o atenție deosebită gestionării rapoartelor de denunțare, astfel încât să se asigure atât comunicarea eficientă cu denunțătorul, cât și soluționarea eficientă a denunțării prin acțiuni ulterioare adecvate.

Deoarece Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public nu oferă prea multe îndrumări cu privire la modul de gestionare a rapoartelor de avertizare, sperăm că sfaturile practice de mai jos vor fi un bun început pentru orice persoană responsabilă de gestionarea adecvată a rapoartelor de avertizare:

• Desemnarea unei persoane responsabile

În conformitate cu Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor de integritate în interes public, societățile private cu cel puțin 50 de angajați sunt obligate să desemneze/o desemneze o persoană sau un departament pentru primirea, înregistrarea și gestionarea rapoartelor de avertizare. Societățile private pot opta, de asemenea, pentru o terță parte desemnată, și anume un furnizor specializat, pentru a asigura respectarea acestor dispoziții legale.

Atunci când se optează pentru desemnarea internă a unei persoane sau a unui departament, considerăm că următorul pas este să se asigure o formare specializată pentru aceste persoane. Formarea suplimentară ar trebui să acopere atât obligațiile specifice prevăzute în Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor de integritate în interes public cu privire la persoana desemnată, cât și sfaturi practice privind gestionarea avertismentelor de integritate. Având în vedere rolul persoanei desemnate, precum și dificultățile practice cu care aceasta se poate confrunta, considerăm că o formare adecvată este esențială pentru orice sistem eficient de denunțare a neregulilor.

• Verificarea informațiilor raportate

Odată ce un avertisment de integritate a fost înregistrat, acesta trebuie verificat în detaliu. Principalele întrebări care trebuie puse în această etapă sunt: cine este avertizorul, în măsura în care avertizorul nu este anonim, și care este relația dintre avertizor și societate? Care este scopul avertismentului, adică care este mesajul direct sau indirect pe care denunțătorul încearcă să îl transmită? Care sunt potențialele încălcări ale legii pe care le are în vedere avertizorul? De ce informații suplimentare am nevoie pentru a clarifica situația expusă de avertisment?

• Efectuarea de controale suplimentare

Întrucât avertismentele de integritate conțin adesea informații incomplete sau dovezi insuficiente, persoana desemnată să trateze avertismentele de integritate ar trebui să solicite clarificările necesare direct de la avertizor, atunci când este posibil, sau să efectueze verificări suplimentare pe cont propriu. Scopul acestor verificări este de a plasa situația descrisă de denunțător într-un anumit context și de a obține toate informațiile relevante cu privire la acest context. De exemplu, dacă denunțătorul ridică anumite probleme legate de relația cu un anumit furnizor, verificările suplimentare ar trebui să clarifice contextul relației cu acest furnizor, prin indicarea principalilor parametri: durata și natura relației, impactul global al acesteia în contextul lanțului de aprovizionare al societății, persoana responsabilă de gestionarea relației cu furnizorul etc.

• Identificarea potențialelor încălcări ale legii

După verificarea informațiilor primite și efectuarea de verificări suplimentare, persoana desemnată să gestioneze avertismentele de integritate trebuie să traducă problema expusă în avertisment în limbaj juridic: ce este permis și ce nu este permis, adică ce constituie o încălcare a legii și ce nu. Aceasta este probabil cea mai dificilă sarcină pentru persoana desemnată, mai ales dacă aceasta nu are o pregătire juridică de specialitate.

Pentru a confirma sau infirma o încălcare a legii, persoana desemnată poate utiliza orientările existente privind cele mai bune practici ale societății, și anume procedurile de lucru aprobate de societate și regulamentele sau directivele interne. Acestea ar trebui să ofere persoanei desemnate indicii valoroase cu privire la practicile care sunt permise de societate și cele care sunt interzise. În toate cazurile, se recomandă utilizarea consilierilor juridici sau a avocaților specializați, deoarece aceștia pot consolida concluziile persoanei desemnate, acolo unde este necesar, sau pot oferi ajutor suplimentar atunci când lucrurile sunt neclare.

Persoana desemnată trebuie să identifice potențialele încălcări ale legii indiferent de limbajul sau de forma de exprimare utilizată de denunțător și chiar dacă exprimarea respectivă nu indică în mod explicit o potențială încălcare a legii. Din acest punct de vedere, analiza persoanei desemnate este similară cu istoricul medical inițial realizat de un medic generalist - acesta va ști cum să interpreteze informațiile furnizate de pacient și să pună un diagnostic, indiferent de pacient și de modul în care acesta comunică. 

• Propunere de măsuri de monitorizare

După ce persoana desemnată a stabilit implicațiile unui avertisment, acesta poate fi fie închis, în cazurile prevăzute de Legea 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, fie prelucrat în continuare, dacă sunt necesare măsuri specifice.

Acțiunile ulterioare trebuie să abordeze problema ridicată prin raportul de denunțare pentru a elimina neregulile constatate. În mod clar, acestea vor trebui să fie stabilite de la caz la caz, în funcție de natura avertismentului și de implicațiile acestuia. Acestea pot consta în inițierea unei anchete disciplinare dacă sunt îndeplinite condițiile, încetarea unei relații de afaceri dacă există dovezi de malpraxis etc.

În anumite situații, măsurile de urmărire se pot dovedi a fi extrem de complexe și dificil de pus în aplicare - în astfel de cazuri, recurgerea la consultanți și furnizori specializați poate fi indispensabilă.

Cu toate acestea, un lucru este clar: natura și calitatea acțiunilor întreprinse ca răspuns la o denunțare depind atât de relația cu denunțătorul, cât și de nivelul de conformitate al companiei. În toate cazurile, acțiunile ulterioare trebuie să respecte politica companiei, cele mai bune practici stabilite și legislația aplicabilă.